在工作中，我們經(jīng)常聽到項(xiàng)目經(jīng)理和執(zhí)行人員談?wù)搫?chuàng)建“標(biāo)準(zhǔn)化工作流”的需求。這是什么意思?
簡(jiǎn)而言之，標(biāo)準(zhǔn)化程度越高，確保跨業(yè)務(wù)流程和結(jié)果的連續(xù)性就越容易。標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程還可以幫助您降低風(fēng)險(xiǎn)并提高生產(chǎn)率。我們總結(jié)了標(biāo)準(zhǔn)化工作流程的7大好處：
1.提高生產(chǎn)力
標(biāo)準(zhǔn)化工作流程意味著您消除了整個(gè)過程中需要工人做出決定的許多要點(diǎn)。當(dāng)工作流程標(biāo)準(zhǔn)化后，每個(gè)參與人員都知道該做什么以及何時(shí)去做。
這減少了個(gè)人偏離協(xié)議或做出錯(cuò)誤決定的機(jī)會(huì)，這可能會(huì)導(dǎo)致延遲。
它還減少了74%的企業(yè)的體力勞動(dòng)：
例如，如果您使用項(xiàng)目管理平臺(tái)來處理任務(wù)管理，則可以輕松地設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程并與所有相關(guān)的利益相關(guān)者共享。這應(yīng)該有助于回答問題并使事情順利進(jìn)行。
2.通過減少細(xì)節(jié)管理來節(jié)約時(shí)間
一旦員工習(xí)慣了標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程，他們就可以開始自我管理。
隨著每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員的角色發(fā)展，他們將開始擁有所有權(quán)并產(chǎn)生更好的結(jié)果。
有了合適的平臺(tái)，您甚至可以自動(dòng)化管理提示，例如提醒您完成任務(wù)，提供狀態(tài)更新和尋求批準(zhǔn)。
這意味著您的經(jīng)理和行政人員將有更多時(shí)間專注于高層決策。他們可以專注于新產(chǎn)品或廣告系列，而不是日常流程。
3.標(biāo)準(zhǔn)化流程以獲得一致的結(jié)果
工作流管理的最初目標(biāo)是產(chǎn)生一致的輸出。裝配線具有相同的目標(biāo)。
甚至在100多年前，企業(yè)都了解在生產(chǎn)產(chǎn)品或提供服務(wù)時(shí)保持一致性的重要性。
借助標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程，您每次都能獲得幾乎相同的結(jié)果。即使您需要更換工人，培訓(xùn)他們也要容易得多。
4.通過更有條理的工作流程提高入職率或采用率
加入新員工是您業(yè)務(wù)不可或缺的一部分。但是，在他們受到充分培訓(xùn)之前，新員工的成本超過了他們提供的成本。
通過使工作流程標(biāo)準(zhǔn)化，您可以大大加快其啟動(dòng)時(shí)間，并使他們能夠開始貢獻(xiàn)價(jià)值。
此外，借助井井有條的入職工作流程，您可以解決培訓(xùn)新員工的四大挑戰(zhàn)中的兩項(xiàng)。
幾乎一半的公司(47%)在入職時(shí)都遇到了困難。另外有36%的人由于“缺乏技術(shù)”而面臨無組織的流程。
首要的挑戰(zhàn)，過度勞累的管理人員，也表明工作流程薄弱。
5.通過更好地控制變量來降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)
創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程將通過提供結(jié)構(gòu)來幫助您的團(tuán)隊(duì)降低風(fēng)險(xiǎn)。
當(dāng)員工對(duì)如何完成某些流程，何時(shí)尋求批準(zhǔn)以及如何遵守安全標(biāo)準(zhǔn)有了清晰的了解時(shí)，您就可以減少錯(cuò)誤和延誤的可能性。
6.使用工作流程建立新的公司文化
如果要在公司中創(chuàng)造可持續(xù)的變革，則可以通過創(chuàng)建新的工作流程和期望來實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，以提供自主權(quán)并加強(qiáng)問責(zé)制。
當(dāng)員工的工作旨在幫助他們成功和成長(zhǎng)時(shí)，這些核心特征將被嵌入您的公司文化中。
正如威爾·杜蘭特(Will Durant)(不是亞里斯多德)刻薄地說：“我們是我們一再做的。因此，卓越不是一種行為而是一種習(xí)慣。”
因此，每天或每周重復(fù)進(jìn)行的操作是您文化的核心組成部分。
7.提供透明度和審核跟蹤
通過明確定義的工作流程(其中記錄了每個(gè)步驟)，您可以輕松地跟蹤延遲或錯(cuò)誤并監(jiān)視性能。
如果您在不指定工作流程的情況下將交付成果分配給團(tuán)隊(duì)，則高層管理人員可能很難挑選出個(gè)人績(jī)效。
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