用CRM不是跟風而動，而是企業實在需要才有用！
那么，怎么分辨企業是否真的需要一套CRM管理軟件呢？可以從以下這些方面來進行分析：
企業起步階段
客戶的積累很重要，需要一個能有序地積累和管理客戶資料的工具，并能利用這個工具對客戶進行主動營銷，如定期發送郵件、短信，新產品通知等方便與客戶進行互動；
業務員與客戶聯系用的郵箱、MSN等可能都是他個人的，與客戶的業務進度你只能從業務員那里獲得，等業務員掌握的資源多了業務員的想法和態度不同了，這就對企業發展帶來了威脅；所以需要通過一個工具設定一個固定的管理規則，并把所有業務記錄自動保留下來，任憑業務如何發展也不怕人員流動；
企業發展階段
企業不斷發展中，客戶信息、產品、業務過程等也越來越有價值，保密工作就不容忽視，您需要一個能幫您保密的工具；為了企業更好的發展，需要服務好客戶、研發好產品，這時需要一個能幫助跟蹤客戶業務過程的工具、一個能對員工進行業務工作態度檢查的工具；
（1）、客戶資料零散不集中
客戶資料，尤其是潛在客戶資料，可能來源于展會、網絡推廣等等多種渠道；通常情況每個業務員自行保管著自己的那部分客戶資料，保存方式和資料格式不統一，客戶資料沒有辦法集中歸類查詢統計，作為領導難于及時獲得客戶資源的最新信息，客戶資料容易丟失；如此零散的客戶資料更加談不上保密性了，隨時有可能外泄、遺失。
（2）、業務過程查詢不方便
每個客戶以前往來的歷史跟進、聯系記錄（送過什么樣？報過什么價？）的查詢、業務員工作進度的查詢等，這些都是非常重要的業務數據；需要簡便、快捷的查詢手段。
（3）、客戶跟進持續性不夠
企業發展中積累了大量的成交、潛在客戶，有些可能很久都沒發生過聯系；業務開拓需要主動與持續，但面對大量的客戶信息資源又很難記住哪些客戶什么時候跟進過，什么時候需要再跟進；給每個客戶發一次郵件可能需要幾天時間，周期或重復向客戶發送郵件，又可能被當作垃圾郵件拒發后拒收，怎樣才能使客戶跟進高效而有效呢？
（4）、業務監管與輔導不到位
業務員每天在忙什么？業務進度怎么樣了？業務員的工作是否需要輔導與監督？您作為領導怎樣才能輕松掌握每個業務員的業務情況并實現控制呢？
（5）、內部溝通不暢
協同辦公充分利用企業資源，但是人員多、工作量大，協調工作的要求大了，各崗位之間難免出現溝通不暢的問題，以至于互相推委責任，如何做到順暢、高效溝通，責任到人呢？
（6）、忙中有錯、溝通混亂
業務員每天要開拓新客戶、服務老客戶、協調跟單等等，是整個外貿環節工作壓力最大的一個崗位，忘了回復客戶、下錯單、報錯價、重復報價不一樣、送錯樣、發錯貨等都不是不可能的，怎樣幫助業務人員把工作變得井井有條，氣定神閑之間為公司賺錢呢？
（7）、惡意刪除與修改、人事變動時
經過前期的業務跟進后，準備下單的客戶資料和與該客戶的歷史記錄資料如果發生惡意的修改與刪除，后果是可想而知的；另外如果人事變動產生客戶資料的遺失、歷史記錄的遺失、惡意離職等情況，業務跟進則難于繼續進行。
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