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企業(yè)選擇OA的八大誤區(qū)(上)

發(fā)表日期:2016-06-28 09:30   文章編輯:桃子  

 
       在一些企業(yè)做企業(yè)管理咨詢的時候,我了解到,大多數(shù)的企業(yè),對于軟件的定義理解都差強人意。也許只是應(yīng)公司要求去用而用,根本不明白公司在用什么軟件,這些軟件有什么作用。很多企業(yè)的員工覺得公司有軟件昂,軟件不論作何用處,都可以叫OA、都可以叫ERP,反正都是企業(yè)軟件。相比于員工在使用上的茫然,管理者在選擇上也同樣茫然。誠然,國內(nèi)很多企業(yè)實施了OA項目,軟件商也開發(fā)了許多軟件,但在選與被選之間總有諸多"不對稱",以致背道而馳,難于"雙贏"。
 
那么如何正確認(rèn)識OA?縱觀當(dāng)前OA市場,在OA選型中有哪些誤區(qū)?
  誤區(qū)一:協(xié)同就是比OA好?
 
  有些OA新瓶裝老酒,用概念包裝自己,取悅用戶,結(jié)果造成企業(yè)花大價錢買了有名無實的概念。一些業(yè)界人士甚至放言O(shè)A已過時落伍,協(xié)同軟件將替代OA系統(tǒng)。協(xié)同論者說,協(xié)同軟件不僅具有辦公應(yīng)用平臺,同時還能支持ERP、CRM、人事管理,甚至財務(wù)管理等,似乎協(xié)同軟件"無所不能",能解決OA系統(tǒng)的主要短板――多種信息資源難于整合問題。
 
  事實上,協(xié)同軟件與OA有如孿生兄弟,辦公工作本身就是一種團隊協(xié)作和協(xié)調(diào),在公文流轉(zhuǎn)和信息處理層面,并沒多大的差別。傳統(tǒng)OA軟件以處理結(jié)構(gòu)化信息為主,協(xié)同軟件以處理非結(jié)構(gòu)化信息為主,它們相互依存、相互補充、共為一體,組成企業(yè)完整的信息化大腦。一個簡約為美,一個繁復(fù)為能,并無"高低貴賤"之分。過分強調(diào)協(xié)同之好,將有誤導(dǎo)之嫌。
 
  誤區(qū)二:完美就是至善?
 
  一些軟件商過分追求完美,產(chǎn)品非"十全十美"不予以銷售。然而在軟件開發(fā)過程中,由于種種原因,人們不可能將軟件做得盡善盡美,不可能將各種可能出現(xiàn)的問題考慮周全。由于開發(fā)一套OA應(yīng)用程序,要經(jīng)過需求分析、系統(tǒng)設(shè)計、開發(fā)程序、測試程序、試運行、修改完善、投入應(yīng)用、增加功能、升級、再修改再完善等環(huán)節(jié)。尤其隨著系統(tǒng)投入使用的范圍擴大,上機人員增多,數(shù)據(jù)量增大,會暴露出各種各樣的問題。同時,當(dāng)人們熟悉系統(tǒng)功能之后,就會提出新的需求,這就要不斷地對應(yīng)用程序進行修改與完善,一套應(yīng)用軟件除非報廢不用,否則修改完善永無止境。明確OA軟件的建設(shè)需要不斷修改完善和升級,軟件商就不會因為出現(xiàn)問題而盲目悲觀,徘徊不前,而用戶也不會因受"完美論"的影響而一直在"考察中等待"喪失了商機。
 
  誤區(qū)三:功能越多越好?
 
  一些軟件商為了兜售產(chǎn)品,把其軟件的功能說成是"可以無限擴充",有必要嗎?其實,在如今細(xì)分制勝的時代,功能并不是越多越好,功能過多反而顯得浪費閑置,增加無謂費用。其次,系統(tǒng)越復(fù)雜,維護越麻煩,服務(wù)成本直線上升,將來隱形風(fēng)險也增大,甚至使應(yīng)用半途而廢。因而過分炒作概念,反而有失本質(zhì)、主次,將增加雙方今后的矛盾與糾紛。
 
  對用戶單位而言,在選購OA系統(tǒng)時,也應(yīng)該考慮一下自己的實際需求和支付能力,不能聽信廠商一己之言,應(yīng)以適用為出發(fā)點,堅決砍掉那些可有可無、利用率低的"雞肋"功能,選一個功能緊湊,滿足自己核心需求的既便宜又容易二次開發(fā)的系統(tǒng)。軟件商也應(yīng)始終堅持以用戶核心需求為導(dǎo)向,以客戶為中心,使客戶系統(tǒng)投資得到最大的增值。
 
  誤區(qū)四:"OA"就是"文秘"?
 
  OA軟件不是擺設(shè),能運行并不能說明企業(yè)就已經(jīng)辦公自動化了。現(xiàn)在許多企業(yè)用幾萬元十幾萬元買來的OA系統(tǒng),卻主要用來上級發(fā)發(fā)通知,大家交換一下文件,歸集一些文檔,跟一個文秘差不多。一些重要的通知、文件甚至還在人工傳遞或者傳真,令人匪夷所思。
 
  OA系統(tǒng)還有文檔管理、知識管理、統(tǒng)計管理等多種功能,但對不少企業(yè)的一些員工而言,公司OA的知識容量、歷史文檔查找的方便程度,遠(yuǎn)遠(yuǎn)比不上一個稍好的小型BBS論壇,比起精品CCF、雨聲ROR這樣的專業(yè)BBS,也差遠(yuǎn)了。在企業(yè)文化的營造,企業(yè)員工的業(yè)務(wù)交流方面,OA也遠(yuǎn)比不上一個內(nèi)部BBS或QQ來得方便。企業(yè)在OA上巨大投入,真的比不上一個免費的內(nèi)部BBS嗎?這是OA的錯?難道OA就是一個無聲、簡單的"文秘"?OA并沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用,軟件商在應(yīng)用推廣、培訓(xùn)中責(zé)不可卸。
(部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡(luò))

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