隨著時間的推移，我們在熟練使用CRM系統的基礎上，遵循四個步驟可以創建一個更好的組織文檔層次結構和工作流，以填補CRM數字文件管理空白，并努力降低風險。


1、版本控制要求及查看權限

每個接觸文檔的內部團隊成員都應該能夠在適當的設備上，在合理的范圍內，看到當前版本和修訂版本。

例如，法律部門需要能夠在必要時恢復到以前的版本。圍繞版本控制制定嚴格的制度，包括命名約定、給定工作流中允許的修訂數、基于角色的訪問規則和最終簽出要求。

2、消除搜索文檔浪費的時間

除了嚴格的命名約定外，還可以使用反映組織結構和工作流的文檔結構，可以自己定位文檔。

再次，與每個利益相關者一起定義這個結構。最后，一定要建立一種衡量結果的方法。跟蹤當前所花費的時間，然后設定目標，并在系統運行時對其進行度量。

3、升級安全性，以避免數據被盜或損壞

有了云同步和云備份，就可以在問題出現時獲得補救幫助，并提供了一種防止勒索軟件的保護。如果您還沒有準備好遷移到云，您應該努力制定有關數據的安全策略。

4、制定包含文件位置信息的審核清單

最后是使審計變得容易。創建或監督一份清單，其中最上面是合規所需的文件，包括每個文檔的位置信息，詳細說明誰有權訪問什么，并測試這些細節。最后，確保您的審計定期運行檢查表。
?
更多有關CRM系統的問題歡迎在線咨詢。
?